ERP-systeem: Cloud vs. on-premises
Geplaatst op
Sinds enkele jaren ontwikkelt de cloud zich tot een echte optie voor bedrijven als alternatief voor de on-premises implementatie van ERP-systemen. Maar wat maakt de cloud zo aantrekkelijk en welke argumenten zijn er om liever bij een on-premises variant te blijven?
Bekijk samen met ons de voor- en nadelen van beide varianten en leer alles over de respectievelijke verschillen van deze modellen. Daarvoor kijken we naar de algemene werking van eenERP-systeem om beter te begrijpen hoe de twee modellen precies verschillen.
Definitie: Wat is ERP-software?
Het zogenaamde Enterprise Resource Planning (ERP) beschrijft de taak van een bedrijf om alle beschikbare resources zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Afval moet koste wat het kost worden vermeden. Dit vereist een herziening en herstructurering van alle processen in het bedrijf.
Deze moeten centraal kunnen worden gepland, gecontroleerd en bewaakt. Hier komt een ERP-systeem om de hoek komen. Dit brengt alle processen van het bedrijf digitaal in kaart en brengt de gegevens samen in een centrale database. Op deze manier worden afdelingsgrenzen overwonnen en kunnen processen aanzienlijk worden gestroomlijnd.
Daarnaast maakt het ERP-systeem hetmogelijk om alle resources efficiënt te verdelen over de bestaande processen. In dit verband zijn resources allemaal operationele resources die het bedrijf kan gebruiken om zijn eigen zakelijke doeleinden te vervullen. Naast te verwerken goederen en materialen worden ook machines en systemen, personeel, onroerend goed of financiële middelen als middelen beschouwd.
Ontwikkeling van een ERP-software
Al deze middelen moeten zodanig over de processen worden verdeeld dat enerzijds de voorziening van elk proces te allen tijde wordt gegarandeerd en anderzijds geen middelen worden verspild. Hiervoor wordt een ERP-systeem opgebouwd uit modules. Elke module behandelt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf.
Modules voor accounting en finance, human resources management, customer relationship management of document management zijn te vinden. Deze zijn vereist door bijna alle bedrijven. Maar er zijn ook meer speciale modules, zoals een voor productie, magazijnbeheer, logistiek of zelfs voor installatie en onderhoud.
Afhankelijk van het bedrijfsgebied van een bedrijf worden verdere modules toegevoegd of uitgesloten. In de loop van de tijd hebben veel ERP-leveranciers zich gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes en hun ERP-systemen aangepast aan de behoeften van deze. Maar niet alleen in termen van het scala aan functies, er zijn verschillen in de respectieve ERP-oplossingen op de markt.
Erp in de cloud versuserp van on-premise
Ook bepalend is het betreffende licentiemodel waarmee de ERP-software door de provider wordt gedistribueerd. Er zijn hier in wezen twee modellen die op gespannen voet staan. Enerzijds de klassieke on-premises versie en anderzijds het cloud ERP model.
Met een on-premises ERP wordt de software direct bij de provider ingekocht en geïmplementeerd op de interne servers. Door de ERP-software aan te schaffen, heeft u ook de mogelijkheid om deze aan te passen aan uw behoeften.
Voor- en nadelen van beide modellen
Met een ERP-systeem uit de cloud daarentegen worden licenties voor het gebruik van het online ERP aangeschaft. Afhankelijk van de behoeften van een bedrijf worden functies en accounts geboekt en gecompenseerd via een maandelijks bedrag. Dit omvat ook de kosten voor de opslag- en rekenkracht van de servers, evenals het onderhoud vande ERP-systemen.
De kosten van beide modellen
De kosten zijn voor beide varianten verschillend. Hoewel een on-premises variant hoge initiële kosten en relatief lagere vervolgkosten heeft, worden de hoge initiële investeringen in het cloudmodel geëlimineerd. Hier worden de kosten opgerekt tot de levensduur.
Dit maakt het voor kleinere en middelgrote bedrijven gemakkelijker om een instap in de ERP-wereld te krijgen. Bovendien hebben ze geen eigen servers en andere hardwarevereisten nodig die verdere aanschafkosten zouden veroorzaken. De maandelijkse licentiekosten betalen ook voor beveiligingsmaatregelen om de gegevens te beschermen. Dit moet gebeuren in een on-premises versie zelf.
De inspanningen die gepaard gaan met de uitvoering
De implementatie van een lokaal, on-premises ERP-systeem is relatief hoog. De software moet eerst worden aangepast en geïnstalleerd op de interne servers. De verschillende veiligheidsmaatregelen moeten ook worden ingevoerd en uitgevoerd. Dit alles wordt geëlimineerd bij het gebruik van een online ERP. Hier is de inspanning vele malen lager. Na enkele aanpassingen en trainingen van de medewerkers kan de software direct worden gebruikt.
Flexibiliteit en aanpassingsvermogen
Door een ERP-systeem aante schaffen, verwerf je ook de broncode en kun je zo wijzigingen en aanpassingen in de applicatie aanbrengen. Op deze manier kan de software perfect worden aangepast aan uw eigen processen. Dit punt gaat duidelijk naar de on-premises variant. Maar je bindt je ook aan de software. De hoge initiële investeringen maken het moeilijker om de software te veranderen.
Als je het ERP-systeem uit de cloud haalt, kun je relatief flexibel schakelen, de software mag niet meer aan de verwachtingen voldoen. Maar je hebt hier meestal minder speelruimte wat betreft de aanpassingen van individuele functies. Uiteindelijk hangt de beslissing voor het ene of het andere model af van verschillende factoren. Elk bedrijf moet afwegen welk model beter past bij zijn eigen omstandigheden.